Maestro: Tipos

En esta sección se definen las diferentes tipologías que puede tener un documento, así como la relación entre tipos de documento y metadatos.

1. Tipos de documentos

En esta sección se configuran los tipos de documentos que el proceso de automatización es capaz de procesar de manera automática. Para que la clasificación se realice correctamente se ha de crear o editar correctamente los siguientes campos:

• Nombre: Es el valor que se asignará a un documento que cumpla con la codificación que hayamos defeinido en este formulario.
• Título: Son las instrucciones para la construcción del título, de manera que lo que se escriba entre llaves se sustituirá por el valor del metadato al que se haga referencia. Por ejemplo, si el título que definimos en este campo es Acta de Finalización de Obra (AFO) {Promoción}, y el código de la promoción es 2807, el título en el formulario de registro en el gestor documental será Acta de Finalización de Obra (AFO) Apia Vigo (Gran Vía 19)


• Categoría: Categoría en la que se engloba el tipo de documento.
• Codificación: Este código será interpretado para obtener el tipo de documento. Para ello se usa un Regex, expresión regular, se busca dentro de una cadena de texto (el nombre del documento) esa expresión y, si se encuentra, se le asignará el Nombre del título definifo previamente.
• Prompt: Este campo se cumplimentará cuando el tipo de documento tenga asociado metadatos cuya localización sea de tipo contenido, ya que se trata de un mensaje que se envía a los servicios de inteligencia artificial para que busque dentro de un texto el metadato o metadatos que le indiquemos.
• Ruta: Es imprescindible rellenar este campo correctamente para que el robot reconozca la ruta a seguir para registrar el documento. (Ver sección Rutas).
• Descripción: Campo opcional y proporciona información adicional al usuario, pero no es necesario cumplimentarlo para completar el formulario.

tip

Regex: Regex, o expresión regular, es una secuencia de caracteres que define un patrón de búsqueda. Se utiliza para encontrar coincidencias dentro de cadenas de texto y es útil para buscar patrones complejos.

Para la creación de una expresión regular se recomienda usar servicios de AI (similares a GPT) que nos faciliten la creación de códigos válidos para el funcionamiento del proceso, o bien solicitar asistencia al soporte de Auren Digital.

Clik en la imagen para ver un ejemplo.

tip

Pompt: Se trata de un mensaje que nos sirve para interactuar con servicios de inteligencia artifical a través del cual se obtiene una respuesta. Esa respuesta ha de tener un formato muy específico con lo que se recomienda seguir el patrón definido de otros documentos ya creados y que funcionen correctamente, incluyendo todos los caracteres a la vista (comillas, puntos, comas, corchetes, ...). El metadato por el que se pregunta ha de ser exactamente igual que el que se haya configurado previamente. Es decir, si hemos definido un metadato con nombre Expediente, el mensaje del prompt ha de contener exactamente Expediente para que el procese funcione de manera correcta.

En la imagen abajo se puede ver un ejemplo en el que la respuesta obtenida es la deseada.

2. Tipos de documentos - Metadatos

En esta sección se crean las relaciones entre el tipo de documento y los metadatos que queremos extraer de ese tipo de documento.

La configuración permite, o bien crear una nueva relación, o editar una ya existente.

Los campos a rellenar en ambos casos son los siguientes:

• Metadato: Seleccionar el metadato que queremos relacionar de la lista desplegable. Esta lista muestra los metadatos que se hayan creado previamente en la sección Maestro: Metadatos .


• Tipo: Seleccionar el tipo de documento de la lista desplegable al que queremos asociar el metadato. Esta lista muestra los tipos de documentos que se hayan creado previamente en la sección Maestro: Tipos.
• Localización: Seleccionar el metadato que queremos relacionar de la lista desplegable. Esta lista muestra los metadatos que se hayan creado previamente en la sección Maestro: Metadatos - Localizaciones.
• Regex: Se cunplimenta para definir un patrón de búsqueda que el robot utilizará para identificar y extraer información del nombre del documento. Por lo tanto, este input será necesario en todos los casos en los que la localización del metadato sea Nombre. (Véase tip Regex)

Ejemplo: 2222-OB-AEL-Contr_OCT_Arqura.pdf

1. Configuración de tipo Contratos de Organismo de Control Técnico (OCT):

1. Título: Nombre con el que se realizará el registro en el gestor y en el que se sustituirá {Promoción} y {Proveedor} por los valores que se extraigan de estos metadatos.

2. Codificación: Patrón de la cadena de texto que en caso de coincidencia devolverá el valor del input Nombre

3. Metadatos:AL asociar metadatos de localizacion igual a Contenido es necesario definir un mensaje para interactuar con los servicios de AWS. En el ejemplo, se pide que nos devuelva el valor del metadato Fecha y Proveedor.

2. Metadatos asociados al tipo Contratos de Organismo de Control Técnico (OCT): Se asocian cinco metadatos al tipo de documento, dos de los cuales son de tipo contenido y son exactamente los mismos que aparecen en el Prompt definido. El metadato _Nombre_ha de contener un regex para descodificarlo (como se ve en la imagen de abajo). En este caso, el código indica que el valor buscado es un número de cuatro dígitos

• ^: Indica que la coincidencia debe comenzar al principio del texto.
• ( y ): Estos paréntesis se utilizan para agrupar partes del patrón juntas.
• \d{4}: \d coincide con cualquier dígito (0-9), y {4} indica que se esperan exactamente cuatro dígitos consecutivos.
• |: Indica alternativa, significa que la coincidencia puede ser uno u otro patrón.
• \D{4}: Este es otro componente del patrón. \D coincide con cualquier carácter que no sea un dígito (0-9), y 4 indica que se esperan exactamente cuatro caracteres no dígitos consecutivos.

3. Resultados del proceso:

Tipo de documento:

Metadatos: