Flujo del Proceso
A continuación, se muestra un esquema del ciclo del proceso de automatización desarrollado, que muestra los diferentes estados por los que pasará un documento.
1. Clasificación
Mediante este proceso se determina el tipo de documento, así como su categoría. Si un documento aparece en estado Clasificado significa que está en cola para pasar al proceso de extracción.
Error de Clasificación
Este error se da cuando el proceso de clasificación no sea capaz de finalizar la función de clasificación (por motivos de redes ó cualquier motivo que interrumpa la ejecución).
Los documentos que no sean susceptibles de clasificación, no tendrán este estado. El proceso de automatización lo ignorará y, por lo tanto, dicho documento permanecerá inalterado en la Bandeja de entrada del correo.
2. Extracción
Mediante este proceso se extraen los diferentes metadatos de los documentos, los cuales, o bien se registrarán en el formulario del gestor documental, o bien, servirán para construir el título del registro.
Error de Extracción
El proceso de automatización no ha sido capaz de obtener uno o más metadatos asociados al tipo de documento. Este tipo de error se podrá gestionar mediante el complemento de Outlook.
3. Pendiente Registrar
Antes de realizar el registro definitivo del documento, el robot accederá al gestor documental para obtener el valor de los metadatos cuya localización está definida como "Robot" (ejemplo, metadato Promoción) de todos los documentos con estado "Extraído", y los copiará en la base de datos.
De esta manera, todos los documentos con estado Pendiente de Registrar, tendrán todos los metadatos definidos antes de proceder al registro.
Pendiente Gestor
Cuando el robot no encuentre el valor de un metadato en el gestor Documental, el documento pasa a "Pendiente Gestor", indicando así que se requiere actualizar los datos del gestor antes de realizar el registro del documento.
Estos documentos se podrán gestionar desde el Complemento de Outlook.
4. Registrado
Por último, el robot accederá a la base de datos en busca de los documentos con estado Pendiente de registrar para proceder a su registro.
Si durante este proceso se detecta la ausencia de un metadato necesiario para el registro, el documento pasará a Error en la Extracción para habilitar la opción de editar los datos y volver a procesar.
Error en el Registro
Por otra parte, si durante el proceso se genera algún tipo de incidencia que impide que el registro se realice satisfactoriamente, se marcará el documento con estado Error en el Registro.